事業会社のプロジェクト、コンサルティングファームのプロジェクト様々な企業が実践するプロジェクトの立て直しを通じ、プロジェクト管理に求められることとは何か？について記載します。
プロジェクトとは？
「プロジェクト」とは、特定の目的を達成するために一時的に行われる作業や活動のことを指します。プロジェクトは以下の特性を持ちます：
- 一時的性質: プロジェクトには明確な開始と終了があります。プロジェクトが目的を達成するか、その目的がもはや達成されないと判断された場合に終了します。
- 独特な成果: プロジェクトは特定の成果物やサービスを生み出すことを目的としています。この成果は繰り返し生み出されるものではなく、一度きりのものであることが多いです。
- 漸進的な詳細化: プロジェクトが進行するにつれて、詳細な情報が徐々に明らかになります。最初は大まかな計画しかないこともあるが、時間とともに具体的な内容が定義されていく。
- 制約: ほとんどのプロジェクトは時間、コスト、範囲、品質などの制約の下で行われます。
プロジェクトは、企業や組織が新しい製品を開発する場合、イベントを開催する場合、あるいは特定の問題を解決する場合など、さまざまなシチュエーションで開始されます。プロジェクトマネジメントは、これらのプロジェクトを効果的に計画、実行、監視、制御、終了するための技術や方法論を提供します。
プロジェクトマネジメントにおける方法論とは？
プロジェクトマヨジメントの分野は広く、さまざまな手法やフレームワークが存在します。以下に、主要なプロジェクトマネジメントの手法をいくつか挙げてみます。
- PMBOK（Project Management Body of Knowledge）: PMI（Project Management Institute）によって公開されているガイドライン。5つのプロセスグループと10の知識エリアを中心にプロジェクトマネジメントのベストプラクティスがまとめられています。
- PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments): 主に英国で使われるプロジェクトマネジメント手法。プロジェクトの開始、監督、クロージングプロセスなどを具体的に定義しています。
- アジャイルプロジェクトマネジメント: 変化の激しいプロジェクト環境に対応するための柔軟なアプローチ。ScrumやKanbanなどの手法があります。
- Scrum: スプリントと呼ばれる短期間の反復を中心に、定期的な成果物の提供を行うフレームワーク。
- Kanban: 作業の流れを可視化し、ボトルネックを特定して改善する手法。
- リーンプロジェクトマネジメント: 無駄を排除し、価値を最大化することを目指すアプローチ。
- クリティカルチェーンプロジェクトマネジメント: リソースの制約を中心に考え、バッファを適切に配置することでプロジェクトの成功確率を高める手法。
これらの手法を効果的に活用するためには、以下のポイントが重要です：
- プロジェクトの特性を理解する: 手法の選択はプロジェクトの規模、複雑性、変更の頻度などの要因に基づいて行うべきです。
- ステークホルダーとのコミュニケーション: ステークホルダーの期待や要求を理解し、適切なフィードバックを行うことが成功の鍵です。
- 継続的な改善: プロジェクトマネジメントの手法やツールは時とともに進化します。継続的に学び、改善の取り組みを行うことが重要です。
どの手法を選択するにしても、その手法の背後にある原理や価値を理解し、それを基に具体的な実践を展開することが成功への鍵となります。
実践において有効といわれるフレームワークOODAループとは？
プロジェクト管理において、PDCAサイクルを重視してきましたが、刻々と状況が変化する状況下、Planを作成し、Actionを待っている状況では対応ができません。そのため、OODAループ(Observe（観察）・Orient（状況判断）・Decide（意思決定）・Act（実行）)の考え方をプロジェクト管理に適用する事例が増えています。
OODAループを効果的にするための4つツールとは？
- プロジェクト管理ツール: OODAループにおける”Observe”と”Orient”の段階では、情報を収集し、分析することが必要。プロジェクト管理ツール（例: Asana、Trello）を使用して、タスク、進捗状況、優先順位、チームメンバーの担当などを管理し、情報を整理。
- データ可視化ツール: OODAループの”Observe”段階では、大量の情報を整理して可視化することが必要。データ可視化ツール（例: Tableau、Power BI）を使用すると、データをグラフやダッシュボードに変換して理解しやすくすることを実施。
- 意思決定支援ツール: OODAループの”Decide”段階では、収集した情報に基づいて意思決定を実施。意思決定支援ツール（例: Decision Tree、Decision Matrix）を使用すると、異なる選択肢の評価やリスク分析を行い、より効果的な意思決定を実践。
- コラボレーションツール: OODAループは複数のステップで構成されており、チームの協力とコラボレーションが重要。コラボレーションツール（例: Slack、Microsoft Teams）を使用すると、チームメンバーとのコミュニケーションや情報共有が容易に図る。
経験上、プロジェクトの成否は、データの可視化といいきっても良いと考えます。DXが提唱されて以降、大規模なプロジェクトにおいては、様々な人が関わることが少なくありません。バックグラウンド・プロジェクト参画時期、利害関係が異なる人々を同じ方向に導くには、プロジェクトの状況を数値化し、共通認識を醸成することが不可欠です。正しい情報を正しく見せることで人々を動かしていく、経営者としての資質が、プロジェクトマネジメントには求められているのです。